Consejos para optimizar la bandeja de correo electrónico del trabajo

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Una bandeja de entrada organizada puede ahorrarte tiempo valioso durante tu jornada laboral. Debemos de tener en cuenta que resulta mucho más fácil responder correos electrónicos prioritarios si los vemos con mayor facilidad en nuestra bandeja de entrada.

Según www.MarketingLand.com tan sólo en el año 2010 las compañías recibían y enviaban 110 correos diarios cifra que, cómo imaginarán, ha aumentado en la actualidad. Además revisar y responder correos se ha vuelto una actividad completamente natural en toda organización, es parte de toda jornada laboral y es una herramienta que sirve de mucho.



Es por eso que en el artículo de hoy queremos darte algunos consejos sobre cómo organizar tu correo electrónico eficazmente para poder ser mucho más proactivo.

Mantenlo limpio:

Nuestra bandeja de entrada necesita estar lo más libre de spam (correo no deseado) posible. Con mucha más razón en nuestro correo laboral ya que nos ahorra varios minutos. Otro dato importante según Forbes es mantener tu bandeja de entrada para correo nuevo, no existe ningún sentido en almacenar correos antiguos en la bandeja de entrada.

 

 

 

Así que sería buena idea que consideraras eliminar correos de años anteriores que sabes muy bien no necesitarás leer otra vez. Sobre todo los correos con publicidad ofreciendo ofertas ya vencidas y que no te servirán este año.

Bandeja inteligente:

Si usas Gmail estás dentro del grupo de personas afortunadas ya que puedes usar los filtros automáticos. Así es, si llega algún correo de un área determinada irá a la carpeta indicada dándote tiempo para verlo después sin olvidar dónde se quedó. Por otro lado, si la organización para la que trabajas no utiliza Gmail puedes organizar tú mismo tu bandeja optando por carpetas para almacenar los mensajes.



Sé profesional:

A todos nos gusta dejar nuestra tarjeta de presentación cada vez que contactamos con alguien nuevo en nuestro rubro laboral pero debemos de ser más cuidadosos sobre a quién damos nuestro correo electrónico. Además de algún tipo de filtración a nuestra cuenta por parte de la competencia lo que realmente buscamos en éste punto es tener una bandeja organizada. Algunas veces olvidamos que nuestro email laboral es estrictamente laboral y lo damos a cualquiera para cualquier evento que se presente.

Folders:

Los folders virtuales son una buena opción para organizar tu bandeja de entrada. Depende bastante de tu criterio y el nombre que le des a cada uno de ellos para guardar los mensajes. Recomendamos sean nombres específicos que indiquen claramente el contenido dentro de ellos. Por ejemplo, si te llega un mensaje de un antiguo colega archívalo en un folder que no esté relacionado con algún proyecto de tu actual trabajo. Ha habido casos en los que se ha respondido a la persona menos indicada y dicha situación provocó un problema laboral.

No elimines todo:

El punto es mantener tu bandeja de entrada lo más organizada posible, entonces, mientras esta esté organizada y sólo encuentres en ella correo nuevo no hay ningún problema. Por otro lado, recomendamos que archives los mensajes que hayas enviado a algún cliente o al colega con el que estás trabajando en tu actual proyecto. De esa manera podrás llevar un mayor control y si necesitas buscar un mail lo encontrarás con mayor facilidad.

Recordemos que el punto de una bandeja de entrada es ser eso precisamente. Un bandeja de entrada con correo nuevo por leer y responder. No es un almacén eterno de mensajes antiguos que ya no te sirven. Así que, elimina el correo que sabes no te sirve más. Sólo así podrás organizar mejor tu bandeja de entrada, respondiendo a la brevedad los mensajes que sí son importantes.



 

 

Image courtesy of “Stuart Miles”/ FreeDigitalPhotos.net

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